PRIVACY POLICY
プライバシーポリシー。
個人情報保護方針
株式会社日本フェニックス（以下、「当社」とします。）は、個人情報保護の重要性を認識し、個人情報（特定個人情報を含む）を安全かつ適切に取り扱うことを重要な社会的責務と考えております。当社は、個人情報保護に関する方針を以下のとおり定め、個人情報保護のための社内体制構築、実施、維持するとともに継続的に改善いたします。
- 個人情報の取得・利用・提供及び目的外利用の禁止
- 当社は、情報システムの設計開発他当社の定める事業を行うにあたり、個人情報を取り扱う部門の責任者の管理のもと担当者により、個人情報を取得する場合に、事前に利用目的及び提供の有無を明確にし、目的の範囲内において適切に取得・利用・提供いたします。また、目的外利用を禁止するとともに、そのための措置を行います。取得させて頂いた個人情報を、本人の同意を得た場合及び法令に基づく場合などを除いて、第三者に提供いたしません。
- 安全対策の実施及び是正措置
- 当社は、個人情報への不正アクセス、個人情報の漏洩、滅失、破壊、及び改ざんなどのリスクに対する適切な予防措置を行います。また、安全対策上の問題が確認された場合には、是正措置を行います。
- 個人情報の本人の権利尊重
- 当社は、当社が保有する個人情報について、本人から個人情報の開示・訂正・利用停止・削除などを求められた場合は、該当個人情報の本人であることを確認させて頂いた上で、法令に基づき迅速に対応いたします。当社の保有する個人情報について、苦情、相談等のお問い合わせは、個人情報相談窓口までご連絡ください。
- 法令・規範の遵守
- 当社は、「個人情報の保護に関する法律」、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」をはじめとする、個人情報の取り扱いについて適用される法令や、関連ガイドライン等の国が定める指針、条例、及びその他の規範を遵守いたします。また、当社の社内規程をこれらの法令及びその他の規範に適合させます。
- 個人情報保護マネジメントシステムの構築、維持及び継続的改善
- 当社は、役員及び従業員に個人情報保護の重要性を認識させ、個人情報を適切に保護するために、個人情報保護マネジメントシステム（「個人情報保護マネジメントシステム－要求事項」（JIS Q 15001）に準拠）を構築し、維持するとともに継続的に改善いたします。
- 匿名加工情報の取り扱いについて
- 当社は、業務を通じて匿名加工情報の取り扱いはいたしません。今後、取り扱いが発生する場合は、法令及び関連ガイドラインで要求される必要事項を公表し、安全管理対策を実施し、適切な取り扱いを行います。
制定日 2005年1月10日／改訂日 2021年1月1日 株式会社日本フェニックス 代表取締役社長兼CEO 諸留 孝則
１．個人情報に関するお問い合わせ
当社の個人情報保護方針、個人情報保護マネジメントシステムについてのお問い合わせ、もしくは当社保有の個人情報に関するお問い合わせなどは、下記の「個人情報相談窓口」までご連絡ください。
株式会社日本フェニックス 個人情報相談窓口
〒140-0011 東京都品川区東大井2-13-10
株式会社日本フェニックス 個人情報相談窓口
TEL：03-3768-4851
FAX：03-3768-4890
E-Mail：privacy@phoenix-japan.co.jp
当社は皆様の個人情報に関連した問題が発生した場合の迅速かつ円滑な解決を図るために、下記の認定個人情報保護団体の対象事業者になっております。当社の個人情報の取り扱いに関する苦情や相談は、以下の窓口でも受付けています。
認定個人情報保護団体の名称
一般財団法人日本情報経済社会推進協会
認定個人情報保護団体事務局
電話番号：03-5860-7565
フリーダイヤル：0120-700-779
２．個人情報の利用目的について
当社は、以下の利用目的の範囲で、個人情報を取り扱います。
【保有個人データ】 ※当社が開示等のご請求に応じられる個人情報
| 個人情報の種類 | 利用目的 |
|---|---|
| 取引先担当者情報 | 営業活動、商談、契約締結、契約業務の遂行、連絡 |
| お問い合わせ者情報 | お問い合わせ対応、連絡 |
| 従業者情報 | 人事管理、勤怠・給与管理、年末調整事務、社会保険手続き、個人番号関係事務、業務遂行管理、安全管理、連絡 |
| 当社技術者情報 | 開発保守案件適性管理、開発業務遂行管理、顧客への担当としての紹介に伴う提供、連絡等 |
| ご本人から直接取得する採用応募者情報 | 採用選考、連絡 |
【保有個人データ以外】
| 個人情報の種類 | 利用目的 |
|---|---|
| 就職支援会社等の第三者から提供を受ける採用応募者情報 | 採用選考、連絡 |
３．個人情報（保有個人データ）または第三者提供記録の開示等の請求等の手続きについて
当社の保有する個人情報（保有個人データ）について、利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加、削除、利用停止、消去および第三者への提供の停止、または第三者提供記録の開示等の請求（以下、「開示等の請求」）をいただく場合には、以下の方法に従って請求をお願いいたします。
- 受付先
- 上記「個人情報に関するお問い合わせ」の個人情報相談窓口
- 個人情報保護管理者
- 株式会社日本フェニックス 代表取締役社長兼CEO 諸留 孝則TEL：03-3768-4851 E-Mail：privacy@phoenix-japan.co.jp
- ご本人様からの請求
- ①個人情報お問い合わせ申請書（1通） ②本人確認書類のコピー（1通）
- 代理人様（委任）からの請求
- ①申請書 ②委任者様の本人確認書類 ③代理人様の本人確認書類 ④委任状（各1通）
- 代理人様（未成年者の法定代理人）
- ①申請書 ②委任者様の本人確認書類 ③代理人様の本人確認書類 ④代理人様の戸籍謄本（各1通）
- 代理人様（成年被後見人の法定代理人）
- ①申請書 ②委任者様の本人確認書類 ③代理人様の本人確認書類 ④後見開始審判書（各1通）
- 手数料
- 利用目的の通知・開示のご請求の場合、1,140円分の郵便切手の同封をお願いいたします。内訳：事務料200円、郵便代110円、書留料480円、配達証明料350円
- 対応結果の通知
- ご本人様又は代理人様のご希望の方法により通知いたします。郵送をご希望の場合は書留郵便により通知いたします。
1．開示等の請求の受付先
上記「個人情報に関するお問い合わせ」の個人情報相談窓口
2．個人情報保護管理者
株式会社日本フェニックス
代表取締役社長兼CEO 諸留 孝則
TEL：03-3768-4851
E-Mail：privacy@phoenix-japan.co.jp
3．開示等の請求の必要書類
（1）ご本人様からの請求の場合
以下の2通について、郵送または電子等、ご希望の方法により上記1．の窓口まで送付をお願いいたします。
- ①「個人情報お問い合わせ申請書」（ダウンロードの上、必要事項に記入）・・・1通
「個人情報お問い合わせ申請書」（PDF）［ダウンロード］ - ②ご本人様の本人確認書類（運転免許証、マイナンバーカードの表面、パスポート等、その他本人確認できる公的書類のコピー）・・・1通
※確認書類に本籍地等の不要な情報が記載されている場合は、該当箇所を塗りつぶしてください。
（2）代理人様（ご本人からの委任者）からの請求の場合
以下の4通について、郵送または電子等、ご希望の方法により上記1．の窓口まで送付をお願いいたします。
- ①「個人情報お問い合わせ申請書」（ダウンロードの上、必要事項に記入）・・・1通
- ②委任者様の本人確認書類（運転免許証、マイナンバーカードの表面、パスポート等、その他本人確認できる公的書類のコピー）・・・1通
- ③代理人様の本人確認書類（運転免許証、マイナンバーカードの表面、パスポート等、その他本人確認できる公的書類のコピー）・・・1通
- ④委任者様の委任状（ダウンロードの上、記入）・・・1通
「個人情報お問い合わせ申請書」（PDF）［ダウンロード］
「個人情報お問い合わせ申請書の委任状」（PDF）［ダウンロード］
※確認書類に本籍地等の不要な情報が記載されている場合は、該当箇所を塗りつぶしてください。
（3）代理人様（未成年者の法定代理人）からの請求の場合
以下の4通について、郵送または電子等、ご希望の方法により上記1．の窓口まで送付をお願いいたします。
- ①「個人情報お問い合わせ申請書」・・・1通
- ②委任者様の本人確認書類・・・1通
- ③代理人様の本人確認書類・・・1通
- ④代理人様の戸籍謄本等、法定代理権を確認できる書類・・・1通
（4）代理人様（成年被後見人の法定代理人）からの請求の場合
以下の4通について、郵送または電子等、ご希望の方法により上記1．の窓口まで送付をお願いいたします。
- ①「個人情報お問い合わせ申請書」・・・1通
- ②委任者様の本人確認書類・・・1通
- ③代理人様の本人確認書類・・・1通
- ④後見開始審判書等、法定代理権を確認できる書類・・・1通
4．開示等の請求の受付について
開示等の請求の必要書類のご提出については、紙または電子等、ご請求者様のご希望の方法により受付けていますが、ご本人様（及び代理人様）の本人確認の必要性と安全性の確保のため、電子でご送付いただく場合は、暗号化またはファイルへのパスワードを設定の上、送付をお願いいたします。
ご郵送に要する費用は、ご本人様負担とさせていただきます。
5．手数料について
個人情報の利用目的の通知または個人情報の開示をご請求され、回答方法として郵送をご希望の場合は、手数料として1,140円分の郵便切手の同封をお願いいたします。
手数料の内訳は、事務料200円、郵便代110円、書留料480円、配達証明料350円となります。電子メール等による回答をご希望の場合は、上記1,140円の手数料はいただきません。
6．対応結果の通知について
当社の対応結果は、ご本人様又は代理人様のご希望の方法により通知いたします。郵送をご希望の場合は、ご本人様又は代理人様のご住所に書留郵便により通知いたします。
7．保有個人データの利用目的
上記「2．個人情報の利用目的について」の【保有個人データ】に記載のとおりです。
8．開示等の請求で取得した個人情報の利用目的
開示等の請求により取得した個人情報は、開示等の請求に必要な範囲のみで取り扱うものといたします。
提出していただいた書類は返却しないことといたします。開示等の請求に対する対応から1年保管した後、廃棄させていただきます。
9．開示等の請求に応じられない場合について
以下の場合には、開示等の請求に対応できない場合があります。
（1）個人情報の利用目的の通知の場合
- ①ご本人様の個人情報を当社が保有していない場合
- ②個人情報お問い合わせ申請書の住所と本人確認書類の住所、当社保有の住所が一致しない場合
- ③代理人様の請求の場合に、代理権が確認できない場合
- ④提出書類に不備があった場合
- ⑤利用目的を本人に通知し、又は公表することによって本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
- ⑥利用目的を本人に通知し、又は公表することによって当該事業者の権利又は正当な利益を害するおそれがある場合
- ⑦国の機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し、又は公表することによって、当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
- ⑧上記⑤～⑦の場合を除き、本人の知り得る状態であるすべての保有個人データの利用目的によって、当該本人が識別される保有個人データの利用目的が明らかな場合
（2）個人情報の開示の場合
- ①ご本人様の個人情報を当社が保有していない場合
- ②個人情報お問い合わせ申請書の住所と本人確認書類の住所、当社保有の住所が一致しない場合
- ③代理人様の請求の場合に、代理権が確認できない場合
- ④提出書類に不備があった場合
- ⑤本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
- ⑥当該事業者の権利又は正当な利益を害するおそれがある場合
- ⑦法令に違反することとなる場合
（3）個人情報の内容の訂正、追加、削除の場合
- ①ご本人様の個人情報を当社が保有していない場合
- ②個人情報お問い合わせ申請書の住所と本人確認書類の住所、当社保有の住所が一致しない場合
- ③代理人様の請求の場合に、代理権が確認できない場合
- ④提出書類に不備があった場合
- ⑤法令の規定によって特別な手続きが定められている場合
（4）個人情報の利用の停止・消去・第三者への提供の停止の場合
上記（2）と同様。
開示等の請求に対応できない場合に、利用目的の通知又は開示の請求の際に同封していただいた手数料の払い戻しはいたしません。
10．開示等の請求に関しての苦情・相談について
開示等の請求に関して、苦情又は相談される場合には、上記の「個人情報に関するお問い合わせ」の個人情報相談窓口にお問い合わせをお願いいたします。お問い合わせの内容を確認の上、対応させていただきます。
４．個人情報の安全管理のために講じた措置について
当社は、取り扱う個人情報の漏えい、滅失又は毀損の防止のために以下の措置を講じています。
- （1）個人情報保護方針の策定
- 個人情報の適正な取扱いの確保のため、個人情報保護方針を策定し、方針に基づいた個人情報保護の活動を行います。
- （2）個人情報の取扱いに係る社内規程の整備及び運用
- 個人情報の取得、移送、利用、保管、廃棄等のライフサイクルごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について、社内規程を整備し、運用しています。
- （3）組織的安全管理措置
- 個人情報を保護するため、管理者を設置するとともに、個人情報保護の活動が適切であることを定期に確認するための内部監査体制を整え、実施しています。また、個人情報保護のマネジメントシステムを社内に構築し、継続的な改善活動に努めています。
- （4）人的安全管理措置
- 個人情報の取扱いに関わらず、全ての従業者に対して、定期的な個人情報保護の教育を実施しています。また全ての従業者との間で、秘密保持に関する誓約を交わしています。
- （5）物理的安全管理措置
- 個人情報を取り扱う区域を明確にし、入退室管理や情報機器の持ち込み、持ち出しを厳しく制限しています。また、個人情報を取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するため、定期的な点検活動を実施しています。
- （6）技術的安全管理措置
- 個人情報を処理する情報システムの不正アクセスや障害から保護する仕組みを導入しています。また個人情報に対する従業者のアクセス制限を実施し、アクセスを必要とする者のみが個人情報を取り扱えるようにしています。